Een aanbesteding SMART maken: waar moet je op letten?

//Een aanbesteding SMART maken: waar moet je op letten?

Ben je als aannemer in de bouw of infra van plan om je in te schrijven voor een aanbesteding? En moet je daarvoor een plan van aanpak opstellen? Maak je plan dan SMART om écht het verschil te maken. Dat vraagt eerst om een stuk ontleding van de inschrijvingsleidraad. Bij een aanbesteding is deze leidraad veelal hetzelfde opgebouwd. Eerst worden de (project)doelstellingen en kaders uiteengezet. Termen als Social Return on Investment (SROI) en duurzaamheid zijn daarin de laatste jaren een terugkerend element. Vervolgens komen planning, budget, omgevingsmanagement, kansen en risico’s aan bod: het onderdeel waarin jij als aannemer het verschil moet maken. ‘Be SMART’ dus.

SMART: wat is het ook alweer?
Voordat je begint met het SMART maken van je plan van aanpak, leggen we je eerst uit wat de term precies inhoudt. SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Zie het als vijf randvoorwaarden die je boodschap concreet en controleerbaar maken. Het voordeel is dat je daarmee autoriteit, ervaring en vertrouwen uitstraalt naar de opdrachtgever. Vaak nog een onderschatte factor in de aannemingswereld naast het bieden van een goede BVP (Best Value Procurement).

Je plan van aanpak SMART maken
Om je zo goed mogelijk op weg te helpen, leggen we iedere randvoorwaarde van het SMART-model langs een (fictief) voorbeeld uit de praktijk. Want wanneer formuleer je nou concreet? En hoe weet je dat? Over het algemeen geldt voor iedere zin in je plan van aanpak het volgende handige controlemiddel: maak het de opdrachtgever zo makkelijk mogelijk.

 

1. Wees specifiek
Zorg ervoor dat er geen ruimte voor interpretatie mogelijk is. Dubbele betekenissen stralen namelijk onzekerheid uit naar de opdrachtgever. Termen als ‘hoogstwaarschijnlijk’, ‘kansrijk’ en ‘eventueel’ zijn weinig specifiek. Lijdende werkwoordsvormen zoals ‘zullen worden aangepast’ hebben een vergelijkbaar negatief effect op de interpretatie van de opdrachtgever.

Een voorbeeld: ‘Binnen de fasering van de Gemeente Utrecht is er zorg besteed aan de bereikbaarheid en doorstroming van het stationsgebied en de aansluitingen op het Wezemer Plein’. Deze zin roept veel vragen op bij de opdrachtgever. Om wat voor zorg gaat het dan? De term ‘zorg’ is bovendien op meerdere manieren te interpreteren. Was het voldoende om er even zorg aan te besteden of levert het concreet ook een bijdrage aan het project?

De volgende formulering is specifieker: ‘Binnen de fasering realiseren we een optimale bereikbaarheid en doorstroming van het stationsgebied en de aansluitingen op het Wezemer Plein. Dit doen we door het verkeer tijdig met duidelijke wegbewijzering op cruciale punten te begeleiden naar de eindbestemming’. In twee korte zinnen geef je direct antwoord op de belangrijkste vraag van de opdrachtgever: hoe ga je het organiseren? Op deze manier straal je veel meer kundigheid en vertrouwen uit.

2. Maak het meetbaar
Een belofte kan nog zo goed klinken, zonder er een meetbaar vervolg aan te geven, blijft het niets meer dan een holle belofte. Dit voorkom je door cijfers, aantallen en percentages te noemen. Beloof je een maximale reductie van de hinderbeleving? Wat betekent dat dan precies? Beperkt de hinderbeleving zich tot een straal in kilometers rond het werkgebied of is het de hoeveelheid klachten die binnenkomen? Door je beloftes meetbaar te maken, straal je professionaliteit en verantwoordelijkheid uit.

3. Houd het acceptabel
Ga niet het wiel opnieuw uitvinden door doelstellingen te overtreffen of door ze anders te interpreteren. Vraagt de aanbestedende dienst om een inrichting van de openbare ruimte die zorgt voor meer sociale cohesie tussen twee buurten? Zorg er dan ook voor dat je met een oplossing komt die aansluit bij die doelstelling.

Stel bijvoorbeeld geen extra oplossing voor om de sociale cohesie tussen bouwteam en buurt te borgen. Klinkt mooi, maar is geen doelstelling en draagt niet bij aan het project. Een zorgvuldige beargumentering is ook hier weer van essentieel belang: zorg daadwerkelijk voor meer sociale cohesie en stel geen oplossingen voor die alleen de kans op sociale cohesie vergroten. Denk daarbij aan een start-up café bij de oplevering van de bouw en betrek daar twee vertegenwoordigers van de buurt bij. Zij moeten het daarna over gaan nemen. Je zorgt dus voor de eerste aanzet voor ontmoeting en draagt daarna het stokje over.

4. Formuleer realistisch
Iedere aannemer weet: de datum van oplevering is heilig. Zorg er dus voor dat de oplossingen die je voorstelt niet conflicteren met de verwachtingen die je schept. Een realistisch plan van aanpak valt bovendien eerder in de smaak dan wilde cowboy-beloftes. Twijfel je of je plan van aanpak voldoende realistisch is? Ga dan altijd weer terug naar de basis: maak het specifiek, meetbaar en houd het acceptabel.

5. Plaatsen in de tijd waar het kan
‘Op termijn’, ‘zo snel mogelijk’, ‘binnen afzienbare tijd’: het zijn tijdsaanduidingen die niets zeggen over wat je wanneer nu precies gaat doen. Dwing jezelf daarom zoveel mogelijk een goede balans te vinden in het noemen van tijdsaanduidingen die je waar kunt maken en welke niet. Is het te gewaagd om concreet een tijdsaanduiding te geven, omdat er meerdere factoren van afhankelijk zijn? Noem de factoren en eventuele risico’s en schets scenario’s waar je wél een tijdsaanduiding aan kunt verbinden. En altijd prettig: geef buffers in de planning aan waar je uitloop op kunt vangen.

En dan nog een laatste tip: schrijf in de actieve vorm. Geen lijdende zinnen, waarin worden, kunnen en zullen in elke zin terugkomen, maar formuleer lekker duidelijk en concreet in de tegenwoordige tijd. Dat komt de SMART uitstraling van je plan zeker ten goede!

 

Auteur: Sander Voortman, Open Up communicatie

 

 

 

 

 

 

 

2018-02-05T14:05:52+00:00 23 januari, 2018|Geen categorie|