Overleggen met je collega’s is in deze tijden wat lastiger. Iedereen werkt waar mogelijk thuis. Ook de kick-off-sessies, strategiesessies, tussentijdse offerte-overleggen en reviewsessies voor grote offertetrajecten vinden daarom veelal online plaats via tools voor videoconferencing, zoals Zoom en Microsoft Teams. Je haalt miljoenenklanten nu binnen aan je keukentafel. Misschien wel met je kinderen op de achtergrond en je partner naast je.

De afgelopen weken heb ik mij verdiept in hoe je offerte-overleggen ook online zo efficiënt mogelijk kunt laten verlopen. Mijn 3 belangrijkste tips deel ik graag met je.

Tip 1: Wijs een gespreksleider aan

De gespreksleider faciliteert en coördineert de online meeting. Zeker bij overleggen met meerdere deelnemers is het handig als dat tijdens de meeting zijn enige rol is. Meestal is de bidmanager hiervoor de aangewezen persoon. Hij moet goed voorbereid zijn en de mogelijkheden van de videotool goed kennen. Hij heeft de app goed ingesteld en hiermee geoefend.

Start de meeting met een kort incheckmomentje, net zoals je dat live zou doen. Sommige deelnemers hebben de neiging om veel persoonlijke zaken met elkaar te delen. Zo heb ik al kinderen en huisdieren voor de webcam gezien, terwijl ik daar eigenlijk niet op zat te wachten. Besteed natuurlijk wel aandacht aan persoonlijke zaken, zoals iemands gezondheid, maar plan daarvoor liever een apart overleg. Bijvoorbeeld een weekstart of een virtuele vrijdagmiddagborrel.

Leg de spelregels uit van de online meeting. Zeker als het nieuw voor jullie is. Hoe onderbreek je elkaar bijvoorbeeld tijdens het overleg? Steek je dan een vinger op? Of je virtuele hand? Of laat je een berichtje achter in de chat?

Hanteer een agenda. Formuleer vooraf het doel en het resultaat van de online meeting. De gespreksleider bewaakt de tijd, last pauzes in en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Hierdoor kunnen de deelnemers zich volledig focussen op de inhoud en hun bijdrage aan de offerte leveren.

 
 

Tip 2: Voorkom afleidingen

Laatst nam ik zelf deel aan een online meeting met 10 deelnemers. Bij binnenkomst had iedereen het geluid aan staan. Dat was natuurlijk een kakafonie van geklets, geblaf van honden en een laatste instructie aan de kinderen (‘je moet mama even een uurtje alleen laten’). Voorkom dit soort afleidingen voor en tijdens het gesprek door de juiste instellingen: video aan, geluid uit.

Dus: video aan…
Voor een goed overleg is beeld belangrijk. Zo zie je ook elkaars non-verbale reacties en gezichtsuitdrukkingen. Mensen die in beeld zijn, nemen bovendien aandachtiger deel. Het liefst zie je dus elkaars gezicht.

“Zorg dat de webcam ongeveer op ooghoogte is.
Dan kijkt niemand in je neusgaten en heb je ook geen onderkin.”

… en geluid uit!

Het geluid hoeft alleen aan te zijn als je aan het woord bent. Kun je de ander niet goed verstaan? Check dan eerst je eigen geluidsinstellingen voordat je gaat roepen dat je de ander niet goed hoort.
 

Tip 3: Benut de mogelijkheden optimaal

Weet je wat ik zo tof vind aan Zoom? Je kunt er veel meer mee dan alleen videobellen en chatten. Zo kun je makkelijk je scherm delen, deelnemers in meerdere groepen verdelen in break-out rooms en gezamenlijk schetsen op een whiteboard. Superhandig dus voor strategiesessies!

Wat dacht je bijvoorbeeld hiervan:

  • De gunningcriteria en andere belangrijke aanbestedingsdocumenten in beeld brengen (via scherm delen), zodat iedereen het juiste stuk in beeld heeft.
  • Iedere deelnemer vragen naar zijn mening in een poll of de chat, zodat niet alleen de roeptoeters aan het woord zijn.
  • Iedereen laten stemmen door bijvoorbeeld duimpje omhoog of omlaag, een reactie in de chat of het opsteken van de virtuele hand, voor concrete afspraken en betrokkenheid vanuit de hele groep.
  • Met elkaar (aan)tekeningen maken op het whiteboard.
  • Een grote groep verdelen in kleinere groepjes om te brainstormen, waardoor je zorgt voor meer interactie en betrokkenheid.

 

Zelf aan de slag met een online offertesessie

Klinkt goed, toch? Maar … hoe? Oefening baart kunst! In bidteams is vaak de bidmanager de gespreksleider. Voor hem of haar is het belangrijk om de meeting goed voor te bereiden. Vaak duurt de voorbereiding zelfs langer dan het overleg zelf! Iedere deelnemer is tijdens het overleg in beeld en zorgt voor zo min mogelijk afleiding. Dus andere applicaties en zijn telefoon zijn uit. Gebruik de mogelijkheden van de videotool om handige werkvormen te bedenken voor interactie, betrokkenheid en consensus. Zo haalt u ook vanuit huis die miljoenenklant binnen!

Natasja Hoogenboom,
Salestaalent.nl