Mensen denken in beelden. In de bouwwereld is dat niet veel anders, dus daar liggen automatisch ook kansen om een opdrachtgever voor je te winnen. Vorm en beeld zijn ondersteunend aan tekst in een aanbesteding en het kan net die ene goede eerste én laatste indruk achterlaten. Daarnaast moet je je vaak houden aan een vast aantal pagina’s. Vorm kan dan een heel goede manier zijn om informatie op een bondige manier te presenteren. De uitdaging: zorg ervoor dat de vorm in dienst staat van de inschrijvingsleidraad. We geven je drie tips om de kracht van vorm op een slimme manier te benutten.

Vorm in een aanbestedingTip 1: besteed het uit
Om de invloed van vorm volledig te benutten, is het verstandig om een – liefst vast – ontwerpbureau te vinden dat gespecialiseerd is of ervaring heeft in aanbestedingen. De spoeling op dit vlak is weliswaar dun, maar je doet er echt je voordeel mee. Stel je eens voor: de gemeente krijgt vijf plannen voorgeschoteld en één daarvan is netjes gebonden en voorzien van een aantrekkelijke, visuele kaft. Waar zou jij het eerste naar kijken?

Je moet weten: designbureaus zijn voortdurend bezig om hun ideeën op een pakkende manier voor het voetlicht te brengen. Ook zij pitchen voortdurend concepten voor potentiële opdrachtgevers. En dat vraagt iedere keer weer om een uitgebalanceerde mix van creativiteit en commercie. Bij aanbestedingen is dat niet veel anders: je wilt je opdrachtgever ervan overtuigen dat jouw voorstel het beste van allemaal is, toch? Kortom: zorg voor een goede eerste indruk.

Tip 2: denk aan de scanbaarheid
Waar zou jouw voorkeur naar uitgaan? Een aanbesteding waar je doorheen zoeft en direct de essentie begrijpt of een aanbesteding die je een uur laat puzzelen? Het is een wat flauwe vraagstelling, maar er zijn nog steeds veel aanbestedingen die niet volledig worden gelezen. Reden: de handvatten ontbreken om aandachtig tot het einde door te lezen. Zonde, want daardoor missen ze misschien de kracht waarmee jij je als bouwbedrijf wilt onderscheiden.

Korte alinea’s en spannende koppen
Zorg er dus voor dat je aanbesteding scanbaar is. Dat doe je door vooral door logische, korte alinea’s en veel koppen te gebruiken. Zie de aanbesteding als een film die je afspeelt. Een film houdt je aandacht pas vast als er een logische lijn in het verhaal zit (de alinea’s) en de overgangen (de koppen) ‘spannend’ genoeg zijn. Ook in een aanbesteding is dat niet veel anders: spannende koppen nodigen uit tot verder lezen. Een handige tip is om ervoor te zorgen dat koppen niet de alinea samenvatten, maar de kracht van wat je gaat doen benadrukken. Een handige geheugensteun is: denk in voordelen.

Voorkom afleiding
Een tweede belangrijk element in je aanbesteding is het voorkomen van afleiding. Natuurlijk: je ontkomt niet aan verwijzingen naar bijlages, bronnen of pagina’s. De uitdaging is om er zuinig mee om te gaan. Brengt ons ook gelijk op een ander punt: zorg ervoor dat je bijlages van een net zo hoog niveau zijn. Vraagt de opdrachtgever bijvoorbeeld om een plattegrond van het plangebied? Maak het jezelf niet te makkelijk door met een AutoCAD-plattegrond te komen. Gebruik kleur door rust te creëren. Je maakt het daarmee niet alleen leesbaarder voor de opdrachtgever. Ook voor jezelf bouw je veel meer ruimte in om gemaakte keuzes scherper onder de loep te nemen.

Tip 3: hecht waarde aan overzicht
Het scanbaar maken van je aanbesteding is in principe al het creëren van overzicht. Toch zijn koppen en alinea’s lang niet altijd heilig. De informatie is soms zo complex dat het visualiseren van informatie een beter idee is. Het kan dan gaan om de meest simpele variant, bijvoorbeeld een tabel. Je ziet dat vaak bij de RISMAN-methodiek. Met een dergelijke tabel laat je met kleuren direct zien welk risico het hoogst is en wat het effect van een bepaalde beheersmaatregel is. Waarbij natuurlijk geldt: Groen = Goed en Rood = Dood.

Daarnaast is het goed om te kijken waar je tekst kunt vertalen naar vorm. Combineer stakeholders, communicatiemiddelen, risicofacturen voor de omgeving en faseringen. Mag je een bijlage op groot formaat aanbieden, bijvoorbeeld A0? Maak dan gebruik van een goede visual. Investeer in een overzichtelijke, opvallende plankaart van het gebied, liefst door een grafisch vormgever gecreëerd. Binnen die plankaart kun jij dan visualiseren wat je maatregelen zijn. Dat doe je onder andere door gebruik te maken van iconen en een goede legenda met uitleg. Een ideale manier om in 1 oogopslag de opdrachtgever het beste overzicht van je risico’s en maatregelen te geven. Maar bedenk wel: dat wat je doet aan visualisaties moet van optimale kwaliteit zijn!

Auteur: Sander Voortman,
Open Up communicatie